Обязанности:
- Планирование и распределение рабочего времени по приоритетам.
- Планирование рабочего дня генерального директора.
- Ведение календаря встреч/совещаний/собеседований с
Ген. Директором.
- Оповещение участников о времени и месте проведения совещания /встречи с Заказчиками, повестке дня.
- Прием и распределение входящих звонков.
- Работа с контрагентами в электронной почте.
- Прием, регистрация, обработка входящей/исходящей документации.
- Периодическое получение счетов на оплату для жизнедеятельности офиса
- Отслеживание оплаты.
- Подготовка реестра передачи документов для Финансового отдела.
- Пролонгация договоров с контрагентами.
- Контроль подчиненных (уборщица, личный водитель).
- Оформление заявок на подземный паркинг.
- Оформление магнитных карточек для ресепшена и их регистрация.
- Выдача ключей от офиса новым сотрудникам и их регистрация.
- Организация встречи посетителей чай\кофе, встреча с паркинга.
- Подготовка переговорных комнат для совещаний.
- Протокол встреч.
- Ведение таблицы личных данных Заказчиков.
- Ведение таблицы «План поступлений денежных средств» физических и потенциальных клиентов (Лидов).
- Сбор и регистрация документации на подпись Генеральному директору.
- Сбор и организация передачи документации для архива.
- Сбор и хранение документации Генерального директора (личные документы).
- Личные поручения Генерального директора.
- Курирование работы Технического директора, Главного инженера, Ведущего дизайнера.
Работа Битрикс24:
- Постановка задач (Дизайн отделу, Финансовому отделу, Отделу Комплектации, Инженерный отдел и Строительный).
- Постановка задач по протоколу встреч, служебным запискам, наряда.
- Контроль и принятие выполнения задач.
- Оповещение о причинах невыполнения задач всех заинтересованных лиц.
- Отчет о просроченных задачах.
- Подготовка еженедельной эффективности сотрудников.